Avisos por e-mail

Quando uma tarefa é criada, o LBHM Tasks avisa por e-mail quem passa a enxergá-la. O aviso traz os dados da tarefa, um atalho para abri-la e os botões das ações do tipo.

O aviso sai na criação — tanto pela tela quanto quando a tarefa chega de outro sistema. Uma tarefa que já existe e é reenviada pela origem não gera um novo aviso.

Ligue ou desligue o aviso no tipo

Quem decide é o tipo da tarefa. Abra o processo, edite o tipo e use:

Assim, um tipo silencioso convive com outro que avisa a equipe inteira, dentro do mesmo processo. Veja Processos, tipos e ações.

Quem recebe

A regra é exatamente a mesma que decide quem vê a tarefa na tela — nunca chega aviso de uma tarefa que a pessoa não conseguiria abrir. Recebem:

• os integrantes das equipes que enxergam a tarefa: aquelas cujo recorte de tópicos a tarefa atende, mais as que chegam até ela por uma exceção de Quem mais vê cadastrada no tipo (veja Tópicos e visibilidade);
• o responsável atribuído à tarefa.

Em todos os casos, só quem está com o acesso ativo e tem e-mail cadastrado.

É um e-mail por pessoa, sem cópia visível: quem lê não vê o endereço dos colegas, e o texto pode chamá-la pelo nome. Quem participa de duas equipes que enxergam a tarefa recebe uma mensagem só, nomeando a primeira delas.

Quem cria a tarefa na tela não recebe o aviso da própria criação.

O que vem no e-mail

Sobre o texto de abertura, o sistema monta a marca no topo, um cartão com os dados da tarefa, os botões das ações e o rodapé.

O primeiro botão é sempre Abrir a tarefa. Ao lado dele vêm as ações do tipo disponíveis para a equipe — as marcadas como só administradores ficam de fora, para o e-mail não oferecer o que a maioria não usaria. A ação destrutiva aparece em vermelho, e quando alguma ação pede motivo o e-mail avisa disso.

Clicar num botão abre a tarefa com a ação pronta para confirmar. Nada é executado pelo simples clique no e-mail.

Se a instância ainda não tiver um endereço público configurado, o aviso sai sem os botões e sem o link da tarefa.

Escreva o seu próprio texto

Abra Modelos de e-mail e use Novo modelo.

No corpo vale a formatação simples do Markdown — **negrito**, listas com - e links no formato [texto](endereço). Escreva ali apenas a abertura: o cartão com os dados, os botões e o rodapé o sistema acrescenta sozinho, por isso a prévia mostra bem mais do que você digitou.

Use Ver prévia no menu do modelo para conferir o e-mail montado com uma tarefa de exemplo. É a forma de confirmar o texto antes que ele chegue à caixa de entrada de alguém.

Ao editar, o campo Ativo controla se o modelo continua aparecendo na escolha dos tipos. Desativado, ele some da lista para quem ainda não o usa, e segue valendo para os tipos que já o escolheram. Ao excluir um modelo, os tipos que o usavam voltam a avisar com o texto padrão do sistema — a tela informa quantos são antes de confirmar.

Campos que você pode usar

Escreva o campo entre chaves duplas, no assunto ou no corpo. Ex.: {{ tarefa.titulo }}.

Um campo fora desta lista sai vazio. Coloque {{ botoes_acao }} onde quiser os botões dentro do texto; sem ele, o sistema os posiciona sozinho, depois do cartão da tarefa.

Um campo sem valor na tarefa também sai vazio — escreva o texto em volta pensando nisso, como em "Prazo: {{ tarefa.prazo }}".

Reenvie o aviso de uma tarefa

No menu de ações da tarefa, Reenviar aviso por e-mail manda a mensagem de novo para todas as pessoas que enxergam a tarefa hoje, com as equipes, os tópicos e as exceções atuais. A tela confirma antes: e-mail que saiu não se desfaz.

O reenvio fica com os administradores — a mensagem vai para a equipe inteira, e é por isso que ela não parte de dentro da tarefa de qualquer pessoa. Se você precisa que o aviso saia de novo, peça a um administrador.

Duas diferenças em relação ao aviso automático: ninguém fica de fora, nem quem pediu o reenvio, e o reenvio funciona mesmo com o aviso desligado no tipo. O reenvio fica registrado na linha do tempo da tarefa.

Por que alguém pode não ter recebido

Se o aviso não sai para ninguém em nenhuma tarefa, o envio de e-mail pode ainda não estar configurado nesta instância. Fale com o suporte.