Tópicos e visibilidade

Os tópicos são o roteamento padrão do LBHM Tasks. Eles determinam, de forma simples, quais equipes enxergam cada tarefa. Sobre esse roteamento você pode cadastrar exceções, que abrem a tarefa a outra equipe pelo texto dela — veja Quem mais vê.

Como funciona

• Cada tarefa pode receber um ou mais tópicos (por exemplo, financeiro e coligada 2).
• Cada equipe recebe um conjunto de tópicos (concedidos por um administrador).
• Uma equipe vê uma tarefa quando a tarefa tem todos os tópicos daquela equipe, desde que nenhuma exceção do tipo esteja reservando a tarefa a outras equipes.

Em outras palavras: os tópicos da equipe são o recorte dela. Cada tópico concedido estreita o que ela enxerga — a tarefa precisa atender ao recorte inteiro para aparecer.

Exemplos

Uma equipe com o recorte {financeiro}:

• Vê a tarefa {financeiro, coligada 2, filial 40} — o recorte está contemplado.
• Vê a tarefa {financeiro}.
• Não vê a tarefa {fiscal, coligada 2} — falta financeiro.

Acrescente coligada 2 ao recorte dessa equipe e ela passa a ver apenas as tarefas que sejam financeiro e coligada 2 — as das outras coligadas somem.

• Tarefa sem tópico: não atende a recorte nenhum, então nenhuma equipe a enxerga pelos tópicos — apenas o responsável atribuído a ela.
• Equipe sem tópico: recorte vazio significa equipe ainda não configurada, e ela não enxerga nada pelos tópicos até receber o primeiro.

As duas situações acima valem quando nenhuma exceção do tipo casa com o texto da tarefa. Uma exceção entrega a tarefa à equipe indicada mesmo nesses casos — inclusive uma tarefa sem tópico nenhum.

Quem mais vê

Há um segundo caminho até a tarefa, cadastrado no tipo dela: uma equipe passa a acompanhar a tarefa sempre que o texto dela contiver um trecho que você escolher. É como você trata o assunto que atravessa o recorte por tópicos — o pedido que menciona nota fiscal e precisa chegar ao financeiro, o chamado que fala em rescisão e é do RH.

Abra Processos, entre no processo, clique no nome do tipo e use o painel Quem mais vê. Cada exceção vale apenas para as tarefas classificadas naquele tipo, e tem:

Ao editar, você também encontra Ativa. Desativada, a exceção para de valer na hora e a equipe volta a ver apenas o que o recorte por tópicos permite.

Somar ou reservar

• Somar esta equipe: ela passa a ver a tarefa, e quem já via continua vendo.
• Só esta equipe: enquanto o texto aparecer, as outras equipes deixam de ver aquela tarefa, e o recorte por tópicos é ignorado para ela.

O alcance Só esta equipe tem precedência: basta uma exceção assim casar com a tarefa para que o roteamento por tópicos e as exceções de somar deixem de valer ali. Se duas exceções de Só esta equipe casarem ao mesmo tempo, as duas equipes veem a tarefa. Assim que nenhuma delas casar mais, a tarefa volta ao roteamento normal.

Em qualquer alcance, o responsável atribuído continua com a tarefa, e os administradores seguem enxergando tudo.

Como o texto é comparado

• Vale o trecho em qualquer parte do campo: nota fiscal alcança "Enviar a nota fiscal do mês".
• Maiúsculas e minúsculas não importam: NOTA FISCAL e nota fiscal dão no mesmo.
• O que você digita é procurado literalmente — nenhum caractere funciona como coringa, então escreva o trecho como ele aparece na tarefa.
• Com no título ou na descrição, cada campo é procurado separadamente: o trecho precisa caber inteiro em um dos dois, e não metade no título e metade na descrição.
• Escolha trechos específicos. Um trecho curto demais, como nf, casa dentro de outras palavras e entrega mais tarefas do que você espera.

O que muda na prática

Vale para trás e para a frente. A regra é conferida no momento em que alguém abre a lista, então cadastrar uma exceção já alcança as tarefas antigas que casam com ela, sem reprocessar nada — e desativá-la ou excluí-la desfaz o efeito na mesma hora.

Vale também para os avisos por e-mail. É a mesma regra da tela, então a equipe que ganha a tarefa por uma exceção também passa a receber o aviso dela, e a equipe que perde a tarefa para um Só esta equipe deixa de receber. Veja Avisos por e-mail.

Identificador

Cada tópico tem um identificador curto (por exemplo, financeiro), mostrado na lista de Tópicos. É por ele que os outros sistemas marcam as tarefas que enviam ao Tasks. Escolha o identificador com calma: depois de criado, você ajusta o nome e a descrição, mas o identificador permanece.

Um tópico também pode aparecer sozinho: quando outro sistema envia uma tarefa com um tópico que ainda não existe, ele é criado na hora, com o identificador no lugar do nome. Renomeie-o na tela de Tópicos quando isso acontecer — o nome que você der é preservado nos envios seguintes.

Excluindo um tópico

Ao excluir um tópico, ele sai de todas as tarefas e do recorte de todas as equipes que o tinham — o que essas equipes enxergam muda na mesma hora, e a exclusão não pode ser desfeita. Se a intenção é só parar de usá-lo, deixe de marcá-lo em novas tarefas em vez de excluir.

Quem gerencia

Os tópicos são criados e concedidos às equipes por um administrador, na tela de Tópicos e na página de cada equipe. É também o administrador quem define, na tela do tipo de tarefa, quem mais vê a tarefa pelo texto dela. Um responsável atribuído a uma tarefa sempre a enxerga, independentemente dos tópicos, e os administradores enxergam todas as tarefas da organização.

Dica de organização

Pense nos tópicos como áreas ou assuntos (fiscal, financeiro, RH, uma coligada, uma filial). Marque a tarefa com tudo o que a descreve, e dê à equipe apenas os tópicos que delimitam o trabalho dela — quanto menos tópicos no recorte da equipe, mais tarefas ela enxerga.