Processos, tipos e ações

Toda tarefa nasce dentro de um processo e classificada por um tipo dele. O tipo é quem define as ações oferecidas na tarefa — o que a equipe pode fazer com ela e o que cada coisa dispara.

A cadeia é sempre a mesma:

Processo  →  Tipo de tarefa  →  Ações do tipo
Matrícula →  Documento pendente → "Documento recebido", "Cancelar matrícula"

Comece pelo processo. Sem ao menos um processo com um tipo dentro, a tela de nova tarefa não tem o que oferecer.

Cadastre o processo

Abra Processos e use Novo processo.

Na lista, o menu de ações de cada linha leva ao processo, às tarefas dele e às opções de editar e excluir. Ao excluir um processo, as tarefas dele perdem esse vínculo — elas não são apagadas, mas ficam sem classificação.

Crie os tipos dentro do processo

Abra o processo e use Adicionar tipo, no painel Tipos de tarefa.

Ao editar, você também encontra Ativo. Desative um tipo para tirá-lo das escolhas sem mexer no que já foi classificado com ele. Quando o tipo já está em uso, a exclusão não segue adiante e a tela pede que você o desative — é a operação que preserva o histórico.

Cada linha mostra quantas ações e quantas tarefas o tipo tem. Clique no nome do tipo para abrir a tela dele, que reúne três painéis:

• Ações — o que a equipe pode fazer com uma tarefa daquele tipo, logo abaixo.
• Quem mais vê — abre a tarefa a outra equipe pelo texto dela; o detalhe está em Tópicos e visibilidade.
• Dicionário de problemas — diz o que é o mesmo problema na tela agrupada; veja abaixo.

Cadastre as ações do tipo

Dentro do tipo, o painel Ações reúne o que a equipe pode fazer com uma tarefa daquele tipo. Use Adicionar ação.

Uma ação precisa fazer alguma coisa: escolha um desfecho, uma automação, ou os dois. Sem nenhum dos dois, a tela avisa e não cadastra.

O campo Automação só é oferecido quando a sua organização está conectada ao NEXUS Flow. Sem essa conexão, a ação continua valendo pelo desfecho.

Ao editar uma ação você ganha Ativa. Desativada, ela some das tarefas sem apagar o que já executou. Ao excluir uma ação, ela deixa de aparecer nas tarefas daquele tipo — o histórico do que ela já executou continua registrado.

Como a ação aparece na tarefa

Na tarefa, as ações do tipo ficam no menu Ações, no topo do registro e em cada linha da lista. Ao clicar:

• a ação pede confirmação quando o cadastro marcou Confirmar antes;
• a ação abre um campo de motivo quando o cadastro marcou Pedir motivo, e sem o motivo escrito ela não segue;
• a ação destrutiva aparece em vermelho.

Quando o cadastro define um desfecho, o status muda na hora e a mudança entra na linha do tempo, com o motivo quando houver.

As ações também chegam como botões no aviso por e-mail. O botão abre a tarefa com a ação pronta para confirmar — o e-mail nunca executa nada sozinho.

Quando a ação dispara uma automação

A automação é assíncrona: a tarefa envia o pedido ao fluxo e segue em frente, sem esperar o resultado.

1. O desfecho local, se houver, é aplicado imediatamente.
2. O pedido é enviado ao fluxo e a tela confirma que a automação está em execução.
3. O disparo fica registrado no painel Automações da tarefa, com a ação, o fluxo, a data, quem acionou e a situação — enviada ou não enviada.
4. O desfecho volta depois: é o próprio fluxo que atualiza a tarefa quando termina.

Esse registro existe para que uma automação que não chegou ao fim não se confunda com uma que deu certo. Se o disparo aparecer como não enviada, acione a ação de novo em instantes.

O outro lado — qual gatilho o fluxo precisa ter para receber o pedido e como ele devolve o desfecho à tarefa — está na documentação do NEXUS Flow, em https://docs.nexusflow.lbhm.com.br/uso/tasks-acoes.

Dicionário de problemas

Na tela agrupada, duas tarefas caem no mesmo problema quando trazem o mesmo texto, ignorando os números que cada origem embute. O dicionário é como você corrige isso à mão: toda tarefa deste tipo que inclui o trecho X é o mesmo problema.

Abra Processos, entre no processo, clique no nome do tipo e use Adicionar problema no painel Dicionário de problemas.

Quando dois trechos servem para a mesma tarefa, vale o mais específico — o trecho mais longo ganha, então uma regra detalhada convive com outra mais geral sem que você precise ordenar nada.

A coluna Agrupando hoje mostra quantas tarefas abertas cada regra está juntando agora, com o atalho para o grupo. É como você confere que o trecho escrito realmente alcança o que deveria, em vez de descobrir depois.

Cada regra vale apenas para as tarefas daquele tipo, e uma tarefa sem tipo nunca casa com nenhuma. Ao editar, o campo Em uso desliga a regra: as tarefas voltam a ser agrupadas pelo texto delas e o cadastro continua ali. Ao excluir, o efeito é o mesmo, sem volta — nenhuma tarefa é apagada.

Próximos passos

• Avisos por e-mail
• Tópicos e visibilidade
• Tarefas