Tarefas

Acompanhe aqui o trabalho que chega até você: as tarefas sob sua responsabilidade e as das suas equipes.

Criar uma tarefa

Use Nova tarefa e informe o título, o processo e o tipo. O tipo pertence ao processo — escolha o processo primeiro e a lista de tipos aparece. É o tipo que define as ações disponíveis na tarefa e se o aviso por e-mail sai.

Os demais campos são opcionais:

Campo	Para que serve
Descrição	Detalhes do que precisa ser feito. Aceita formatação simples: listas, negrito e links.
Prioridade	baixa, média, alta ou urgente. Começa em média.
Prazo	Data e hora limite.
Responsável	A pessoa encarregada.
Tópicos	Definem quais equipes enxergam a tarefa (veja Tópicos e visibilidade). Sem tópico, só o responsável enxerga a tarefa.
Etiquetas	Palavras livres, separadas por vírgula, que aparecem no cabeçalho da tarefa. Servem para reconhecê-la de relance; para agrupar e filtrar trabalho, use os tópicos. Informe as etiquetas na criação.

Situações

Cada tarefa está numa destas situações. Concluída, Cancelada, Resolvido e Não se aplica encerram a tarefa.

Situação	Significado
Aberta	Ainda não iniciada.
Em andamento	Sendo trabalhada.
Bloqueada	Parada por uma dependência ou impedimento.
Concluída	Finalizada.
Cancelada	Descartada.
Resolvido	Atendida, com o desfecho registrado.
Não se aplica	Analisada e descartada por não ser pertinente.

Para mover a tarefa entre as situações do dia a dia, abra o menu ⋯ dela — na lista ou no cabeçalho do detalhe — e escolha Mudar status. Quando forem várias de uma vez, selecione-as na lista e use o Mudar status da barra de seleção, descrita em Ações em massa, mais abaixo.

Os dois caminhos oferecem só as situações do dia a dia. Para encerrar a tarefa, use uma das ações do tipo dela: é a ação que registra o desfecho e pede o motivo, quando o tipo assim exigir. Quando forem várias tarefas do mesmo tipo, o Executar ação… da barra de seleção aplica a mesma ação a todas.

Abra o menu ⋯ — na lista ou no cabeçalho do detalhe — para chegar a tudo que se faz com a tarefa. Ele vem em duas partes: Anexos, o que só consulta, e Ações, o que altera a tarefa.

Anexos

Item	O que faz
Abrir tarefa	Vai para o detalhe, com atividade, checklist e arquivos.
Ver anexos	Leva direto aos arquivos da tarefa.
Abrir na origem	Quando a tarefa nasceu em outro sistema, abre o registro original em outra aba.
Quem vê esta tarefa	No detalhe: mostra o responsável e as equipes que enxergam a tarefa hoje. É a mesma regra do aviso por e-mail — quem aparece ali é quem recebe.

Ações

No topo ficam as ações do tipo da tarefa, por exemplo Concluir, Cancelar ou Reprocessar. Cada tipo tem o seu conjunto, então duas tarefas de tipos diferentes oferecem ações diferentes. Uma ação pode encerrar a tarefa, disparar uma automação, ou os dois:

Quando a ação pede um motivo, escreva-o. Ele fica registrado na atividade da tarefa, junto da mudança de situação.
Algumas ações pedem confirmação antes de seguir.
Ações que disparam automação ficam registradas no painel Automações do detalhe.

Quem cadastra as ações de cada tipo, e como acompanhar uma automação disparada, está em Processos, tipos e ações.

Abaixo delas vêm as operações que toda tarefa tem:

Item	O que faz
Editar	Revê o título, a descrição, a prioridade, o prazo, o processo e o tipo. Trocar o processo remonta a lista de tipos, então confirme o tipo antes de salvar.
Mudar status	Move a tarefa entre as situações do dia a dia.
Trocar responsável	Passa a tarefa para outra pessoa, ou deixa sem responsável.
Editar tópicos	Marca os tópicos da tarefa, que definem quais equipes a enxergam. Use o campo de busca da janela para achar o tópico numa lista grande.
Excluir tarefa	Apaga a tarefa junto com os comentários, o checklist e os anexos. Não há como desfazer; confirme na janela que aparece.

No detalhe, o menu traz ainda Reenviar aviso por e-mail, descrito mais abaixo.

Detalhe da tarefa

Ao abrir uma tarefa, você tem acesso a:

Parâmetros — quando a tarefa vem de outro sistema, os dados que ele enviou junto ficam visíveis aqui.
Checklist — uma lista de itens marcáveis para acompanhar subetapas.
Automações — o histórico das ações que dispararam um fluxo automatizado.
Anexos — arquivos relacionados à tarefa, de até 15 MB cada. Quando o envio não vai adiante, a tela diz o motivo e lembra o limite — envie uma versão menor e siga. Para tirar um arquivo da tarefa, use remover ao lado dele e confirme na janela que aparece — o arquivo sai para valer.
Atividade — o histórico de criação, mudanças de situação (com o motivo, quando houver), atribuições e comentários, com data e autor. Comente no campo ao final para registrar observações e decisões.
Link de origem — quando a tarefa nasceu em outro sistema, um atalho leva ao registro original.

A lista

Cada linha traz o título, os tópicos, a situação, o tipo, a prioridade, o responsável e a data de abertura — e, à direita, o menu ⋯ com tudo que se faz com a tarefa. Em telas estreitas, as colunas menos essenciais recuam para caber.

Clique em Prioridade ou em Abertura, no cabeçalho, para ordenar a lista por ali; clicar de novo inverte a ordem. Os filtros que você aplicou continuam valendo.

O prazo não ocupa coluna na lista: ele fica no detalhe da tarefa e no Editar, e sai na planilha exportada. Para ver de uma vez as que já passaram do prazo, use o cartão Vencidas da Visão geral — ele abre a lista com esse recorte.

Filtros

Na lista você pode filtrar por situação, processo, tipo, tópicos, prioridade, responsável e período de abertura. O tipo fica disponível depois de escolher o processo, e o responsável oferece Minhas, Sem responsável e cada pessoa da organização.

A busca procura no título, na referência do sistema de origem e no número da tarefa — então dá para colar o número que veio num e-mail e chegar direto nela.

Marcando mais de um tópico, a lista mostra só as tarefas que têm todos eles — cada tópico marcado estreita o resultado. Os filtros ficam no endereço da página, então você pode guardar a visão nos favoritos ou compartilhar o link. Use Limpar para voltar à lista inteira.

Agrupado

No alto da lista, o botão Agrupado troca a leitura: em vez de uma tarefa por linha, um problema por linha, com quantas tarefas abertas ele gerou. Serve para enxergar o que mais dói — os grupos vêm do maior para o menor — e tratar de uma vez o que chegou repetido de outro sistema.

Duas tarefas caem no mesmo grupo quando têm o mesmo tipo e o mesmo título, ignorando os números que cada origem embute: Nota 12345 rejeitada e Nota 12346 rejeitada são o mesmo problema. Quando o agrupamento juntar o que deveria estar separado — ou o contrário —, o dicionário de problemas nomeia o problema à mão; nesse caso o grupo aparece marcado como do dicionário, com o nome e a orientação que foram escritos ali. O dicionário fica dentro do tipo: abra Processos, entre no processo e clique no nome do tipo — o detalhe está em Processos, tipos e ações.

Cada linha mostra o total de tarefas, o tipo, quando a última chegou e quantas variações do título ela reúne. Clique no problema para abrir a lista já recortada nele — de lá, marque as tarefas e use as ações em massa. Um aviso no topo do recorte lembra qual problema você está vendo, com atalhos para voltar aos problemas ou à lista inteira.

A tela considera só as tarefas abertas, ou seja, as que ainda não foram encerradas, e aceita os filtros de busca, processo, tópicos e período. Se houver mais de 2.000 tarefas abertas no recorte, aparece um aviso de que a contagem considera apenas as mais recentes — estreite o período ou escolha um processo para ver o quadro completo.

Exportar planilha também sai daqui: um problema por linha, com quantas tarefas ele gerou, no recorte de filtros que está na tela. Escolha as colunas na janela e baixe o arquivo.

Ações em massa

Marque as caixas das tarefas na lista e uma barra aparece no topo com o que fazer com todas de uma vez:

Executar ação… — aplica uma das ações do tipo a todas as selecionadas, com o motivo escrito uma vez só quando a ação pedir. Aparece quando o recorte é de um tipo só — dentro de um problema da tela agrupada ou com o filtro de tipo escolhido —, porque é do tipo que as ações vêm.
Mudar status — move as selecionadas para uma das situações do dia a dia.
Trocar responsável — passa todas para a mesma pessoa.
Editar tópicos — define os tópicos das selecionadas, substituindo os atuais.
Exportar planilha — leva as selecionadas para uma planilha, com as colunas que você escolher.
Excluir — apaga as tarefas selecionadas junto com os comentários, o checklist e os anexos de cada uma. Não há como desfazer; confirme na janela que aparece. Fica com quem administra o sistema.

Ao terminar, a tela diz quantas tarefas entraram e quantas ficaram de fora.

Alcançar as outras páginas

Marcando a caixa do cabeçalho, você seleciona as tarefas daquela página. Se o filtro tiver mais, a barra oferece Selecionar todas as N do filtro — e aí a operação vale para o recorte inteiro, não só para o que está à vista.

Cada operação alcança até 2.000 tarefas por vez. Passando disso, a tela diz quantas ficaram de fora; repita a seleção para continuar de onde parou.

Exportar para planilha

Selecione as tarefas na lista e use Exportar planilha na barra de seleção. A janela lista as 16 colunas disponíveis — do número e do título ao processo, aos tópicos, às datas e à referência do sistema de origem —, já com as mais usadas marcadas. Use Marcar todas para levar tudo, ou desmarque o que não interessa.

A planilha sai na mesma ordem que a tela mostra, com as datas como data de verdade — dá para ordenar e filtrar direto na planilha. Baixar de novo é sempre possível: a exportação não altera nada nas tarefas.

Aviso por e-mail

Ao criar a tarefa, quem passa a enxergá-la recebe um e-mail com o resumo e os botões das ações. Para alcançar de novo essas pessoas, use Reenviar aviso por e-mail no menu ⋯ do detalhe.

Quem recebe, como ligar ou desligar o aviso e como escrever o próprio texto está em Avisos por e-mail.